AMEXcited / Business / Business Trends

Virtuelles Sekretariat für dein Business: mehr Flexibilität, weniger Stress

Frau sitzt an ihrem Schreibtisch und arbeitet am Computer. — ©Gorodenkoff - stock.adobe.com

14.06.2024

Ob E-Mails, Anrufe, Terminvereinbarungen oder die Annahme von Bestellungen – die Kommunikation mit Kund:innen ist für Unternehmen essenziell, doch sie erfordert auch einen erheblichen Zeitaufwand. Für viele KMUs mit begrenzten Ressourcen ist das eine ziemliche Herausforderung. Eine Lösung dafür ist das virtuelle Sekretariat. Was sich hinter dem Begriff verbirgt und wie du und deine Mitarbeitenden davon profitieren, erfährst du hier.

Virtuelles Sekretariat: Was man darunter versteht
In diesen Arbeitsbereichen wirst du entlastet
Vorteile: Wie KMUs vom virtuellen Sekretariat profitieren
Starke Anbieter und Businesspartner
Mehr Zeit fürs Wesentliche

Virtuelles Sekretariat: Was man darunter versteht

Ein virtuelles Sekretariat, oft auch Online-Sekretariat oder Virtual Office genannt, ist ein zentraler Bestandteil moderner virtueller Bürolösungen. Diese Dienstleistung wird von spezialisierten Anbietern mit erfahrenem und gut geschultem Personal erbracht und entlastet dich von administrativen Aufgaben wie Telefonservice und Terminplanung.

Dank modernster Technologien ermöglicht ein virtuelles Sekretariat flexible, kosteneffiziente und professionelle Unterstützung, die genau auf die spezifischen Anforderungen von KMUs abgestimmt ist – auch wenn sich der Anbieter nicht lokal in deinem Unternehmen befindet.

In diesen Arbeitsbereichen wirst du entlastet

Ein virtuelles Sekretariat leistet vor allem bei der Kundenkommunikation und Terminorganisation unschätzbare Dienste, indem es Anrufe und E-Mails professionell bearbeitet und Termine koordiniert. Auch im Bereich der Dokumentenverwaltung und des Schriftverkehrs bietet es Unterstützung, indem es Unterlagen vorbereitet und Korrespondenz übernimmt. Darüber hinaus kann es bei der Lead-Qualifizierung helfen, indem es eingehende Anfragen filtert, priorisiert und damit den Vertriebsprozess erheblich vereinfacht.

Vorteile: Wie KMUs vom virtuellen Sekretariat profitieren

Der Einsatz eines virtuellen Sekretariats und die Entlastung, die das bietet, bringt deinem Unternehmen und deinem Team vielfältige Vorteile, die sich auf vielen Ebenen positiv auswirken:

Konzentration auf das Kerngeschäft

Kein Zweifel: Durch virtuelle Sekretariatsdienste können du und deine Mitarbeitenden viel Zeit und Nerven sparen. Das öffnet Freiräume etwa für die Verfolgung strategischer Ziele, die Verbesserung deiner Produkte und Dienstleistungen sowie die effektivere Akquise neuer Kund:innen. Heißt im Klartext: Du kannst dich auf die Kernbereiche konzentrieren, die einen direkten Einfluss auf das Wachstum und den Erfolg deines Geschäfts haben.
Dies bedeutet auch, dass deine Mitarbeitenden weniger mit Routineaufgaben konfrontiert werden und sich auf anspruchsvollere, wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können. Und: Das sind auch starke Argumente, um sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren und Fachkräfte anzuziehen.

Businessman checks and manages his weekly schedule on a tablet. — ©Rachata - stock.adobe.com

Mehr zufriedene Kund:innen

Professionelle Betreuung, zuverlässigere Erreichbarkeit, persönliche Anrufannahme – all das sind Faktoren eines virtuellen Sekretariats, die dir dabei helfen, deine Kund:innen zufriedener zu machen. Indem jede Anfrage individuell und kompetent bearbeitet wird, vermittelst du deinen Kund:innen Wertschätzung, Professionalität und kompetente Betreuung - und das stärkt langfristig die Kundenbindung.

Geringere Fixkosten

Mit einem Online-Sekretariat kannst du Fixkosten senken, da Ausgaben für Vollzeitpersonal, Büroausstattung und -räumlichkeiten reduziert werden. Außerdem ermöglicht die flexible Gestaltung der Dienstleistung eine bedarfsgerechte Nutzung, sodass nur für tatsächlich in Anspruch genommene Leistungen bezahlt wird. Dieses Modell der Kosteneffizienz erlaubt es dir, Ressourcen gezielter und wirkungsvoller einzusetzen.

Ein virtuelles Sekretariat, oft auch Online-Sekretariat oder Virtual Office genannt, ist ein zentraler Bestandteil moderner virtueller Bürolösungen.

Starke Anbieter und Businesspartner

Aus den vielen Anbietern für virtuelle Sekretariatsdienste sticht einer besonders hervor: eGroup. Dieser Dienstleister entlastet KMUs nicht nur im administrativen Bereich, sondern schafft auch einen Mehrwert, der über die üblichen Sekretariatsaufgaben hinausgeht. So bietet eGroup neben virtuellen Sekretariatsservices zusätzlich vielseitige digitale Lösungen für kollaboratives Arbeiten an, die die Remote-Arbeit von Mitarbeitenden, die sich nicht am selben Ort befinden, effektiv ermöglicht.

Wenn Du neben der Unterstützung durch ein Online-Sekretariat auch in anderen Bereichen auf der Suche nach Businesspartner:innen sind, die dein Unternehmen in weiteren Bereichen voranbringen, haben wir einen Tipp für dich: Besuch den American Express® B4B Marketplace und finde Dienstleister aus den unterschiedlichsten Branchen, die dir dabei helfen, effizienter zu werden. Bei allen dort gelisteten Dienstleistern kannst du bequem mit deiner American Express Business Gold Card oder deiner American Express Business Platinum Card bezahlen und profitierst außerdem von einfachen Abrechnungsprozessen, dem Membership Rewards® Programm und einem verlängerten Zahlungsziel.

	American Express Business Platinum Card 850 Euro / Jahr Jetzt beantragen	American Express Business Gold Card 175 Euro / Jahr ¹⁾ Jetzt beantragen
Guthaben
Startguthaben	65.000 Membership Rewards Punkte	75.000 Membership Rewards Punkte
Online-Reiseguthaben	Bis zu 200 Euro	—
Dell Technologies Guthaben	Bis zu 200 Euro	Bis zu 100 Euro
SIXT ride Guthaben	Bis zu 200 Euro	—
SIXT+ Abo Guthaben	Bis zu 240 Euro	—
Office Club Guthaben	Bis zu 300 Euro	—
ebuero Guthaben	Bis zu 300 Euro	—
Liquiditätsvorteil
Liquiditätsvorteil	Bis zu 58 Tage	Bis zu 50 Tage
Bonus & Zusatzkarten
Membership Rewards®
Punkte einsetzen	Kartenentgelt mit Punkten zahlen, Einkäufe bei Amazon.de, Zahlen mit Punkten, Punkte übertragen	Kartenentgelt mit Punkten zahlen, Einkäufe bei Amazon.de, Zahlen mit Punkten, Punkte übertragen
Zusatzkarten	inkl. 1 Hauptkarte aus Metall, 1 Business Platinum Zusatzkarte aus Metall, bis zu 98 Business Gold Zusatzkarten + für den Hauptkarteninhaber 2 private Platinum Cards (1 Hauptkarte + 1 Zusatzkarte)	bis zu 99 Zusatzkarten
Platinum Plus Zusatzkarte	Optional 1 Platinum Plus Card Hauptkarte aus Metall für private Ausgaben inkl. 1 Platinum Plus Card Zusatzkarte aus Metall, 100 Euro Dining-Guthaben, 100 Euro Lodenfrey-Shoppingguthaben und weiteren privaten Benefits für 350 Euro pro Jahr.	—
Punkte flexibel einlösen
Amex Offers
GetMyInvoices	Platinum Paket im Wert von 362 Euro + 30 % Nachlass auf weitere Upgrades.	25 % Nachlass auf alle Pakete und Upgrades.
Reisen & Lifestyle
Online Reise-Service
Business Platinum Reise- und Lifestyle-Service		—
2 x Priority Pass™ + jeweils 1 Begleitung inklusive: Zugang zu 1.400 Airport Lounges weltweit		—
Upgrades und Extras durch Hotel- und Mietwagenprogramme		—
Globales Roaming Guthaben		—
Versicherungsleistungen
Reisekomfortversicherung
Reisegepäckversicherung		—
Auslandsreise-Krankenversicherung
Verkehrsmittel-Unfallversicherung	—
Mietwagen-Vollkasko-Versicherung/Kfz-Schutzbrief
Reiserücktrittskosten-Versicherung		—
Reise-Unfallversicherung		—
Privathaftpflicht- und Prozessversicherung		—
Service
24/7-Service
Kontaktloses Bezahlen inkl. Apple und Google Pay
Amex App
	Jetzt beantragen	Jetzt beantragen

American Express Business Platinum Card 850 Euro / Jahr Jetzt beantragen	American Express Business Gold Card 175 Euro / Jahr ¹⁾ Jetzt beantragen
Guthaben
Startguthaben
65.000 Membership Rewards Punkte	75.000 Membership Rewards Punkte
Online-Reiseguthaben
Bis zu 200 Euro	—
Dell Technologies Guthaben
Bis zu 200 Euro	Bis zu 100 Euro
SIXT ride Guthaben
Bis zu 200 Euro	—
SIXT+ Abo Guthaben
Bis zu 240 Euro	—
Office Club Guthaben
Bis zu 300 Euro	—
ebuero Guthaben
Bis zu 300 Euro	—
Liquiditätsvorteil
Liquiditätsvorteil
Bis zu 58 Tage	Bis zu 50 Tage
Bonus & Zusatzkarten
Membership Rewards®

Punkte einsetzen
Kartenentgelt mit Punkten zahlen, Einkäufe bei Amazon.de, Zahlen mit Punkten, Punkte übertragen	Kartenentgelt mit Punkten zahlen, Einkäufe bei Amazon.de, Zahlen mit Punkten, Punkte übertragen
Zusatzkarten
inkl. 1 Hauptkarte aus Metall, 1 Business Platinum Zusatzkarte aus Metall, bis zu 98 Business Gold Zusatzkarten + für den Hauptkarteninhaber 2 private Platinum Cards (1 Hauptkarte + 1 Zusatzkarte)	bis zu 99 Zusatzkarten
Platinum Plus Zusatzkarte
Optional 1 Platinum Plus Card Hauptkarte aus Metall für private Ausgaben inkl. 1 Platinum Plus Card Zusatzkarte aus Metall, 100 Euro Dining-Guthaben, 100 Euro Lodenfrey-Shoppingguthaben und weiteren privaten Benefits für 350 Euro pro Jahr.	—
Punkte flexibel einlösen

Amex Offers

GetMyInvoices
Platinum Paket im Wert von 362 Euro + 30 % Nachlass auf weitere Upgrades.	25 % Nachlass auf alle Pakete und Upgrades.
Reisen & Lifestyle
Online Reise-Service

Business Platinum Reise- und Lifestyle-Service
	—
2 x Priority Pass™ + jeweils 1 Begleitung inklusive: Zugang zu 1.400 Airport Lounges weltweit
	—
Upgrades und Extras durch Hotel- und Mietwagenprogramme
	—
Globales Roaming Guthaben
	—
Versicherungsleistungen
Reisekomfortversicherung

Reisegepäckversicherung
	—
Auslandsreise-Krankenversicherung

Verkehrsmittel-Unfallversicherung
—
Mietwagen-Vollkasko-Versicherung/Kfz-Schutzbrief

Reiserücktrittskosten-Versicherung
	—
Reise-Unfallversicherung
	—
Privathaftpflicht- und Prozessversicherung
	—
Service
24/7-Service

Kontaktloses Bezahlen inkl. Apple und Google Pay

Amex App

1) Das 1. Jahr ist beitragsfrei.

Mehr Zeit fürs Wesentliche

Fassen wir zusammen: Für KMUs, die in einer dynamischen Business-Welt erfolgreich sein wollen, bietet ein virtuelles Sekretariat eine effiziente und kosteneffektive Lösung, um Herausforderungen erfolgreicher zu meistern und gleichzeitig auf den Fachkräftemangel zu reagieren. Deshalb hier nochmal das Wichtigste zum Thema:

Virtuelle Sekretariatsdienste können dich in vielen Arbeitsbereichen entlasten – egal, ob in der Kundenkommunikation, in der Terminorganisation oder beim Schriftverkehr.
Mehr zufriedene Kund:innen, weniger Fixkosten und die Positionierung als attraktiver Arbeitgeber sind Beispiele, bei denen dir virtuelle Sekretariatsdienste helfen.
Die eGroup gehört zu den führenden Anbietern von virtuellen Sekretariatsdiensten für KMus und ist gleichzeitig einer unserer vielen Akzeptanzpartner.

Leadership, Success Stories, Trends und mehr – neben wertvollen Insights zu relevanten Business-Themen findest du hier das Know-how, das dich bei deinen geschäftlichen Entscheidungen weiterbringt.

JETZT ANMELDEN

Mehr zu dem Thema

Ein junger Mann bezahlt seinen Einkauf in einem Buchladen. — So wird dein Laden zum Erlebnis: 5 Wege zu mehr Customer Experience

Frau mit Sonnenbrille steigt in parkenden PKW ein — Auto-Abo als smarte Alternative zum Firmenwagen: Mobility redefined

Mann sitzt in fahrendem Zug und schaut aus dem Fenster. — Green Travel: Nachhaltige Geschäftsreisen, die Umwelt und Budget schonen

Drei weiße Elektroautos werden an Ladesäulen aufgeladen. — Elektroautos im Fuhrpark: Diese Benefits warten auf dich

KI-generiertes Bild eines jungen Mannes mit Brille, der an einem Schreibtisch arbeitet und sich Notizen macht. — Next Level Tools: Wie KI dein Business vorantreibt

KI-generiertes Bild einer jungen Frau, die vor blau-schwarzen Hintergrund steht. — KI-Influencer:innen für dein Business: Game Changer oder Risiko?

Das neue Rathaus in Hannover, gesehen von der Altstadt. — Feierabend in Hannover: Geheimtipps für deine Dienstreise

junge Frau macht Spaziergang bei schönem Wetter — Self-Care im Home-Office: 5 Must-dos für dein Wohlbefinden

Mehrere Personen beim Business Lunch im gemütlichen italienischen Restaurant: Sie speisen und sind mitten im Small Talk. — Business-Knigge für Geschäftsessen: Diese Dos und Don’ts solltest du kennen

Mehrere Personen im hellen loftartigen Coworking-Space, stylishes Interieur, manche Personen konzentriert am Schreibtisch sitzend oder mit Laptop in einer Lounge-Zone, manche im Gespräch. — Coworking: Der Booster für deine Work-Life-Balance

Eine junge Frau schaut auf das Brandenburger Tor — Feierabend in Berlin: Geheimtipps für deine Dienstreise

Eine Geschäftsfrau und ein Geschäftsmann unterhalten sich auf einer Dachterasse in London — Business-Meetings mit Wow-Faktor: 5 Event-Locations, die beeindrucken

Erfahre hier mehr zu den Bedingungen.

American Express Platinum Card
Vorausgesetzt, du machst mit der Karte innerhalb der ersten 6 Monate nach Kartenerhalt einen Umsatz von mindestens 13.000 Euro (unter Ausschluss von Bargeldauszahlungstransaktionen und nach Abzug von etwaigen Gutschriften von Vertragspartnern), führst das Kartenkonto einwandfrei (u. a. kein Zahlungsverzug) und kündigst den Kartenvertrag nicht innerhalb der ersten 12 Monate, erhältst du einen Willkommensbonus in Höhe von 30.000 Membership Rewards Punkten. Die Gutschrift erfolgt mit nächstmöglicher Abrechnung, bereits nachdem du den Mindestumsatz erreicht hast, wird jedoch wieder rückgängig gemacht, sollte es zu der Kündigung in dem eingangs genannten Zeitraum kommen. Voraussetzung für den Anspruch auf den Willkommensbonus ist die erfolgreiche Ausstellung der Karte und dass du in den letzten 18 Monaten nicht Hauptkarteninhaber:in einer American Express Karte warst. Im Fall einer Kartenkündigung oder eines Kartenwechsels innerhalb der ersten 12 Monate nach Ausstellung der Karte, erlischt dein Anspruch auf den Willkommensbonus rückwirkend. Willkommensboni werden von American Express nur unter Vorbehalt der Einhaltung o. g. Bedingungen gutgeschrieben. Weitere Informationen dazu findest du im Preis- und Leistungsverzeichnis. Die vollständigen Bedingungen zum Einlösen der Guthaben sowie die teilnehmenden Partner findest du hier.

American Express Gold Card/American Express Gold Card Rosé
Vorausgesetzt, du machst mit der Karte innerhalb der ersten 6 Monate nach Kartenerhalt einen Umsatz von mindestens 6.000 Euro (unter Ausschluss von Bargeldauszahlungstransaktionen und nach Abzug von etwaigen Gutschriften von Vertragspartnern), führst das Kartenkonto einwandfrei (u. a. kein Zahlungsverzug) und kündigst den Kartenvertrag nicht innerhalb der ersten 12 Monate, erhältst du einen Willkommensbonus in Höhe von 40.000 Membership Rewards Punkten. Die Gutschrift erfolgt mit nächstmöglicher Abrechnung, bereits nachdem du den Mindestumsatz erreicht hast, wird jedoch wieder rückgängig gemacht, sollte es zu der Kündigung in dem eingangs genannten Zeitraum kommen. Voraussetzung für den Anspruch auf den Willkommensbonus ist die erfolgreiche Ausstellung der Karte und dass du in den letzten 18 Monaten nicht Hauptkarteninhaber:in einer American Express Karte warst. Im Fall einer Kartenkündigung oder eines Kartenwechsels innerhalb der ersten 12 Monate nach Ausstellung der Karte, erlischt dein Anspruch auf den Willkommensbonus rückwirkend. Willkommensboni werden von American Express nur unter Vorbehalt der Einhaltung o. g. Bedingungen gutgeschrieben. Weitere Informationen dazu findest du im Preis- und Leistungsverzeichnis. Die vollständigen Bedingungen zum Einlösen der Guthaben sowie die teilnehmenden Partner findest du hier.

American Express Card
Alle Details zu den Leistungen und Versicherungen findest du hier.

American Express Blue Card
Vorausgesetzt, du machst mit der Karte innerhalb der ersten 6 Monate nach Kartenerhalt einen Umsatz von mindestens 600 Euro, erhältst du ein Startguthaben in Höhe von 25 Euro. Es gelten weitere Bedingungen: Nach erfolgreicher Kartenaktivierung über Web, App oder Telefon musst du deine Amex Blue Card innerhalb deines Online-Kartenkontos oder der Amex App für das Angebot registrieren. Das Angebot ist dort jeweils ca. 7 Tage nach Kartenerhalt im Amex Offers Bereich zu finden. Dein einmaliges Startguthaben über 25 Euro wird dir nach erfolgtem Kartenumsatz von mindestens 600 Euro (nach Abzug von etwaigen Gutschriften von Vertragspartnern) auf dein Kartenkonto gutgeschrieben. Die Kartenaktivierung und die Registrierung für das Angebot müssen innerhalb von 4 Wochen nach Kartenerhalt erfolgen, um sich für das Startguthaben zu qualifizieren. Die Kartenumsätze von insgesamt 600 Euro müssen in den ersten 6 Monaten nach Kartenerhalt erfolgen, um sich für das Startguthaben in Höhe von 25 Euro zu qualifizieren. Im Angebotszeitraum kannst du das Startguthaben in der Regel innerhalb von 5 Werktagen nach Erfüllung der Angebotsvoraussetzungen in deinem Online-Kartenkonto sehen. Stornierungen oder Rückerstattungen von Transaktionen, die die Höhe der Ausgaben reduzieren bzw. keine Ausgaben bedeuten, können zum Verlust des Startguthabens führen. Voraussetzung für den Anspruch auf den Willkommensbonus ist die erfolgreiche Ausstellung der Karte und dass du in den letzten 18 Monaten nicht Hauptkarteninhaber:in einer American Express Karte warst. Im Fall einer Kartenkündigung oder eines Kartenwechsels innerhalb der ersten 12 Monate nach Ausstellung der Karte, erlischt dein Anspruch auf den Willkommensbonus rückwirkend. Willkommensboni werden von American Express nur unter Vorbehalt der Einhaltung o. g. Bedingungen gutgeschrieben. Weitere Informationen dazu findest du im Preis- und Leistungsverzeichnis.

BMW Premium Card Carbon
Nach Kartenerhalt und Belastungen von mindestens 4.000 Euro (unter Ausschluss von Bargeldauszahlungen und nach Abzug von etwaigen Gutschriften von Vertragspartnern) innerhalb der ersten 6 Monate mit deiner Karte erhältst du eine Gutschrift in Höhe von 100 Euro auf dein Kartenkonto. Anspruch auf die Gutschrift haben nur Antragsteller, die innerhalb der letzten 18 Monate nicht als Hauptkarteninhaber einer deutschen American Express BMW Premium Card Carbon registriert waren. Die Gutschrift kann nicht ausgezahlt werden, sondern kann nur mit weiteren Kartenbelastungen verrechnet werden. Im Fall einer Kartenkündigung oder eines Kartenwechsels innerhalb der ersten 12 Monate nach Ausstellung der Karte, erlischt dein Anspruch auf den Willkommensbonus rückwirkend. Willkommensboni werden von American Express nur unter Vorbehalt der Einhaltung o. g. Bedingungen gutgeschrieben. Weitere Informationen dazu findest du im Preis- und Leistungsverzeichnis.

BMW Card
Ab einem Jahresumsatz von 4.000 Euro ist die BMW Card von American Express beitragsfrei. Ansonsten fallen 20 Euro Jahresentgelt an. Kostenlos bezieht sich auf den dauerhaften Entfall des Jahresentgelts. Im Rahmen der Kartennutzung können Entgelte gemäß AGB anfallen.

PAYBACK American Express Karte
Für die erfolgreiche Ausstellung der Karte erhältst du 2.000 PAYBACK Extra°Punkte. Die Punkte werden dir über PAYBACK auf dein PAYBACK Punktekonto gutgeschrieben. Die Punktegutschrift erfolgt ca. 4 bis 6 Wochen nach Kartenausstellung. Anspruch auf die Gutschrift haben nur Antragsteller, die innerhalb der letzten 18 Monate nicht als Hauptkarteninhaber:in einer deutschen PAYBACK Karte von American Express® registriert waren. Nach der monatlichen Kartenabrechnung werden alle im Abrechnungsmonat gesammelten Punkte über American Express (Willkommenspunkte und Umsatzpunkte für den Einsatz der Karte) kumuliert deinem PAYBACK Punktekonto gutgeschrieben. Weitere Informationen dazu findest du im Preis- und Leistungsverzeichnis.

WELCHE BUSINESS CARD PASST ZU DIR?

An dieser Stelle befinden sich Inhalte aus sozialen Medien

Wir verwenden den Service eines Drittanbieters, um Inhalte einzubetten. Dieser Service kann Daten zu Ihren Aktivitäten sammeln. Bitte lesen Sie die Details durch und stimmen Sie der Nutzung des Services zu, um die Inhalte anzusehen.

MEHR INFORMATIONEN