Businessgepäck, Hotels & Co.: Dein Guide für die entspannte Geschäftsreise

1. Geschäftsreisen: Persönlicher Kontakt statt Digitalkonferenz
2. Hin- und Rückfahrt: Flugzeug, Bahn, Bus oder Firmenwagen?
3. Übernachtung: Hotel oder Mietappartement
4. Vorbereitung der Dienstreise: Gepäck, Businesslook & Co.
5. Nach der Rückkehr: Rechnungen und Belege einreichen
6. Gute Planung erleichtert jede Geschäftsreise
7. FAQ: Häufige Fragen und Antworten

Geschäftsreisen: Persönlicher Kontakt statt Digitalkonferenz

Die einen sagen Geschäftsreise, die anderen Dienstreise oder Businesstrip – gemeint ist dasselbe: eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit. Und während manche sich freuen, die heimatlichen Gefilde einige Zeit zu verlassen, hoffen andere vor allem auf möglichst geringen Aufwand.

Doch sicher ist: Auch wenn die Zahl der Geschäftsreisen dank digitaler Konferenztools deutlich zurückgegangen ist, gibt es Situationen, die einen persönlichen Austausch erfordern und einen solchen Trip erforderlich machen.

Denn wie die Forschung zeigt, empfinden die meisten Berufstätigen Präsenztermine als überdurchschnittlich wichtig für einen kreativen Austausch. Nur vor Ort lassen sich zudem zufällige Kontakte knüpfen, die das eigene Netzwerk erweitern, oder Bekanntschaften vertiefen. Und ein abendlicher Smalltalk an der Bar ist häufig entscheidend, um Vertrauen zu Kolleg:innen und Geschäftspartner:innen zu entwickeln und so etwa Verträge anzubahnen.

Damit solche Reisen angenehm verlaufen und erfolgreich sind, ist jedoch einige Überlegung erforderlich: Wenn An- und Abreise, Unterkunft und die nötige technische Ausstattung gut geplant sind und alles reibungslos verläuft, kannst du dich ganz aufs eigentliche Ziel der Reise konzentrieren – und gegebenenfalls die Annehmlichkeiten des Zielorts genießen.

Übrigens: Auch auf Geschäftsreisen gelten die gesetzlichen Arbeitszeitregeln. Abzüglich der Pausen ist die Arbeitszeit auf zehn Stunden am Tag beschränkt. Alles, was darüber hinausgeht, gilt als Freizeit und muss nicht vergütet werden.

Hin- und Rückfahrt: Flugzeug, Bahn, Bus oder Firmenwagen?

Geschäftsreisende sollten sich natürlich möglichst rechtzeitig darum kümmern, Transport, Unterkunft sowie gegebenenfalls Versicherungen und Einreisedokumente zu organisieren – oder sich mit der dafür zuständigen Abteilung im Unternehmen abzustimmen.

Mit welchem Fortbewegungsmittel soll die Dienstreise stattfinden? Je nach Zielort stehen Flugzeug, Bahn, Firmenwagen und Fernreisebus zur Wahl. Bei weiten Strecken ins Ausland von mehr als 1.000 Kilometern ist das Flugzeug fast alternativlos, da die Fahrtzeit sonst kaum im Verhältnis zu den meist kurzen Aufenthalten vor Ort steht.

Doch für die beliebten Mittelstrecken zwischen deutschen Großstädten, etwa zwischen Berlin und Köln oder Hamburg und Frankfurt, greifen immer mehr Geschäftsreisende mittlerweile zum Bahnticket.

Zum einen liegt die Gesamtreisezeit oft kaum über der von Flügen, zum anderen ist das Reisen per Bahn deutlich nachhaltiger. Und dieser Aspekt wird nicht nur in immer mehr Unternehmenskulturen verankert, sondern auch von Kund:innen zusehends erwartet.

Geschäftsreisen per Fernbus oder im Dienstwagen

Auch Reisen per Fernbus produzieren vergleichsweise wenig Kohlendioxid pro Personenkilometer – und werden trotz der längeren Fahrtzeit bei Businesstrips immer beliebter: Fanden 2019 noch drei Prozent aller Geschäftsreisen mit dem Bus statt, waren es 2020 schon neun Prozent.

Firmen- oder Mietwagen bieten hingegen größtmögliche Flexibilität und viel Privatsphäre. Neben der fehlenden Nachhaltigkeit ist ihr Hauptnachteil, dass sich während des Trips nicht arbeiten lässt. Und nicht zuletzt erhöhen lange Autofahrten das Stresslevel vor Geschäftsterminen.

Tipp: Einige Verkehrsunternehmen gewähren Rabatte bei Gruppenbuchungen. Wenn mehrere Personen mitfahren, ist aber auch das Reisen per Auto oft die günstigste Option. Dafür lohnt es sich auch, Mitarbeitende anderer Unternehmen aus der gleichen Stadt zu kontaktieren, die vielleicht zu demselben Geschäftstermin müssen.

Übernachtung: Hotel oder Mietappartement

Bei mehrtägigen Geschäftsreisen ist es natürlich wichtig, rechtzeitig ein Hotel oder eine andere Übernachtungsmöglichkeit zu buchen. Das mögliche Budget legen meist die Reiserichtlinien des Unternehmens fest.

Zahlreiche Businesshotels haben sich auf die Erfordernisse von Geschäftsreisenden eingestellt und bieten neben kostenlosem Internet auch einen Arbeitsbereich im Zimmer oder sogar ein eigenes Businesscenter. Manche befinden sich in der Nähe von beliebten Veranstaltungsorten wie Messezentren, andere bieten eine besonders gute Verkehrsanbindung.

Vor allem in den Metropolen Hamburg, Berlin und München ist die Auswahl in allen Kategorien sehr groß. Bei vielen Hotels lässt sich der Check-in-Prozess bereits komplett im Vorwege erledigen oder zumindest in Teilen – das spart oft wertvolle Zeit am Zielort.

Für längerfristige Aufenthalte sind Mietappartements in der Regel komfortabler, und sie kosten nicht unbedingt mehr als ein Hotelzimmer für die gleiche Zeit. Oft sind Unterkünfte auf Portalen wie AirBnB sogar günstiger. Die Mehrzahl dieser Zimmer und Wohnungen sind aber nicht speziell auf Geschäftsreisende ausgelegt – wer beispielsweise schnell etwas ausdrucken muss, kann das nicht einfach an der Rezeption machen.

Tipp: Falls du bis zu einem gewissen Budget freie Auswahl bei der Buchung hast, kannst du dich auf eine oder zwei Hotelketten festlegen und an den Prämien- oder Bonusprogrammen teilnehmen. Wenn dein Arbeitgeber dies gestattet, kannst du dann den nächsten privaten Aufenthalt in einem der Partnerhotels mit den Rewards bezahlen.

Vorbereitung der Dienstreise: Gepäck, Businesslook & Co.

Wer am Gepäck spart, spart am falschen Ende. Ein individuell abgestimmter Businesstrolley erleichtert eine Dienstreise ungemein. Gut geeignet ist beispielsweise die Kombination eines Laptoptrolleys, der als mobiles Büro dient, mit einer Kleidertasche, die einen knitterfreien Transport von Hemden und anderen Kleidungsstücken ermöglicht.

Auf einer Flugreise sollte sich der Businesskoffer als Handgepäck mitnehmen lassen, damit keine langen Wartezeiten am Gepäckband entstehen (Maße und Gewicht beachten!). Mittlerweile gibt es sogar smartes Gepäck, das seinen Besitzer:innen eigenständig folgen kann oder sich als Aufladestation für das Smartphone eignet.

Gepäcklisten erstellen

Wichtig ist auch die Frage: Was muss alles in den Koffer? Die Kleidung sollte auf jeden Fall zum Anlass passen. Wird bei einer Konferenz beispielsweise „Business Casual“ verlangt, können weiße Sneaker zum Anzug durchaus angemessen sein, während der Dresscode „Day Informal“ ein klassischeres Auftreten erfordert.

Neben der Kleidung gehören noch zahlreiche andere Dinge auf die Packliste einer Geschäftsreise. Zu den wichtigsten zählen:

• Laptop, Tablet, Smartphone
• Datenträger wie USB-Stick oder externe Festplatte
• Aufladekabel, Netzteil und Powerbank
• Noise-Cancelling-Kopfhörer
• Buchungsbestätigungen
• Digitales Back-up der wichtigsten Dokumente
• Medikamente
• Kulturbeutel
• Genug Wechselwäsche für unerwartete Zusatzübernachtungen
• Für die Geschäftsreise notwendige Dokumente und Unterlagen
• Fürs Ausland: Ausweise und Einreisepapiere
• Fürs Ausland: bei Bedarf Steckdosenadapter

Tipp: Laptoptaschen für Geschäftsreisen sollten immer einen Riemen auf der Rückseite haben, damit sie sich sicher auf dem Teleskopgriff des Trolleys platzieren lassen. So lässt sich am Bahnhof oder Flughafen alles bequem mit einer Hand transportieren.

Nach der Rückkehr: Rechnungen und Belege einreichen

Bei einer Geschäftsreise übernimmt das Unternehmen die Reisekosten entweder direkt oder erstattet sie bei Vorlage der entsprechenden Rechnungen und Quittungen. Daher ist es wichtig, schon während der Reise für alle Ausgaben Belege anzufordern und diese Dokumente sorgsam aufzubewahren. Dazu zählen beispielsweise auch Parktickets oder Gebühren aller Art.

Dienstreisenden steht zudem eine Verpflegungspauschale zu, auch Tagegeld genannt, sofern der Arbeitgeber die Verpflegung vor Ort nicht selbst stellt. Seit 2020 beträgt diese Pauschale für Inlandsreisen 28 Euro für jeden Tag, an dem der Reisende ganze vierundzwanzig Stunden von seiner Wohnung abwesend ist.

Bei mehr als achtstündiger Abwesenheit ohne Übernachtung können 14 Euro abgerechnet werden. Gleiches gilt für die Tage der An- und Abreise, die vor oder nach einer Übernachtung liegen. Hier ist keine Mindestabwesenheit notwendig. Bei Dienstreisen ins Ausland liegen die Pauschalen oft noch höher, die genauen Beträge sind abhängig vom Zielort.

Tipp: Ein Foto jeder Quittung vermeidet die Zettelwirtschaft, die Belege lassen sich dann auf einen Schlag digital einreichen.

Gute Planung erleichtert jede Geschäftsreise

Trotz aller Möglichkeiten, die die Digitalisierung mit sich bringt, sind Dienstreisen manchmal unerlässlich. Ihr großer Vorteil sind vor allem der persönliche Austausch und die Möglichkeit, sein Netzwerk vor Ort zu pflegen und zu erweitern.

Bei der Planung der Geschäftsreise gilt: Je früher, desto besser. Ein Aufschub führt nicht selten zu deutlich höheren Preisen und weniger Komfort, der auf beruflichen Anlässen durchaus relevant ist – denn Stress vermindert die Leistungsfähigkeit. Nur eine optimale Organisation stellt sicher, dass die Ziele der Dienstreise erreicht werden.

FAQ: Häufige Fragen und Antworten